Alles begint met creëren van digitale facturen om de modernisering binnen uw organisatie te starten. U ontvangt nu waarschijnlijk uw facturen nog per post of in de vorm van een PDF. Deze zetten wij om naar een formaat (XML) die automatisch inleesbaar is door uw financiële software pakket.

Wij zetten uw inkoopfacturen (op regelniveau) om naar XML -> UBL formaat.
Deze factuur kunnen wij vervolgens gebruiken voor het vervolg traject (factuurcontrole, volgsysteem, automatisch boeken of factoring) U kunt echter ook stoppen op dit punt en de facturen rechtstreeks zelf inlezen in uw financiële pakket.

Voordelen van deze dienst:
– Het inlezen van de factuur in uw boekhoudpakket zorgt voor minder typefouten
– Het automatisch verwerken van facturen is veel goedkoper dan het handmatig verwerken van facturen.
– Dubbele facturen wordt genegeerd
– Verwerking op regelniveau biedt enorme kansen m.b.t. big data toepassingen en AI verwerking van data op de factuur. Wij ondersteunen hier graag in en hebben diverse oplossing in productie draaien.

Facturen worden automatisch doorgestuurd ter controle naar de correcte persoon binnen uw organisatie. Dit is per leverancier instelbaar.
Indien een factuur is goedgekeurd zal deze automatisch doorgezet worden naar de financiële administratie.

Wij controleren alle facturen op een aantal factoren en rapporteren afwijkingen. Denk daarbij aan:

– Afwijkende prijzen
– Onbekende artikelen
– Dubbele facturen
– Foutieve aantallen
– BTW berekeningen die incorrect zijn

U kunt de ontdekte afwijkingen zelf corrigeren, maar u kunt hiervoor ook Indupay inschakelen.